Privacy beleid van de Stichting ‘Ramtorenschip Buffel’
De nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming vraagt per 25 mei 2018 van organisaties een aantal antwoorden die in het privacy beleid moeten worden opgenomen. Onderstaande het privacy beleid van de Stichting ‘Ramtorenschip Buffel’
1. Het doel van het bewaren van de persoon gegevens is het kunnen aanschrijven van de vrijwilligers, sponsors, partners en relaties. Hieronder valt het rondsturen van mededelingen en uitnodigingen, het bijhouden van jubilea en Lief & leed, het bijhouden van statistieken, de bestaande sponsors voor een nieuwe donatie uitnodigen en toezending van de nieuwsbrief.
2. Het bestuur is verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens
3. De volgende persoonsgegevens zijn in het bestand opgenomen en daar is een overzicht van:
Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, Email adres, aanvangsdatum vrijwilliger. Naam, adres, telefoonnummer, Email adres, bankrekeningnummer sponsors. Lijst met leveranciers.
Op de besloten ledenpagina van de website van de Stichting (www.debuffel.nl) dat met een wachtwoord is beveiligd staat onder meer een vrijwilligerslijst met daarin de volgende informatie: Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, emailadres, aanvangsdatum vrijwilliger. Deze lijst wordt ook na iedere actualisatie aan de gemeente Hellevoetsluis gezonden t.b.v. de collectieve gemeentelijke vrijwilligers verzekering.
4. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens bewaard zoals godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele voorkeur, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, genetische en biometrische kenmerken. Onder deze laatste vallen vingerafdrukken, stem, handschrift, geometrie van de handomtrek en scans van netvlies, iris en gelaat. Er is geen wettelijke uitzonderingsregel van toepassing.
5. In de vrijwilligers-, en de sponsor overeenkomst wordt aangegeven hoe de adresgegevens worden bewaard en dat deze gegevens niet aan derden worden verstrekt (m.u.v. de gemeente Hellevoetsluis). Sponsors worden uitsluitend na schriftelijke toestemming op de website getoond (eventueel met bedrijfslogo).
6. In het “Aanmeldingsformulier vrijwilliger Buffel” is de volgende tekst opgenomen: We zullen je privacygegevens met zorg behandelen.
Ga je ermee akkoord dat naam, tel.nr en emailadres worden doorgegeven aan vrijwilligersbank van gemeente i.v.m. vrijwilligersverzekering? Ja / Nee ( doorhalen wat niet van toepassing is) .
Ga je ermee akkoord dat dezelfde gegevens gedeeld worden met collega-vrijwilligers in zgn. bel/maillijst? : Ja / Nee. Ga je akkoord met het Privacy beleid van de Stichting ‘Ramtorenschip Buffel’ ? : Ja / Nee.
7. Op aanvraag bij de penningmeester of secretaris krijgt de vrijwilliger of sponsor inzage in de van hem geregistreerde gegevens ( waarbij de gegevens van anderen onleesbaar zijn gemaakt).
8. De adres gegevens worden bewaard op de scheepscomputer (kantoor) en de computers van de voorzitter, penningmeester en de secretaris en zijn beveiligd met doelmatige paswoorden. Tevens zijn de deze gegevens zichtbaar in de beveiligde omgeving van de website. (Alleen toegankelijk voor bestuur en vrijwilligers).
9. De secretaris en penningmeester maken regelmatig een back-up van het gegevensbestand en zenden een kopie daarvan aan de voorzitter. Een back-up van het gegevensbestand is tevens opgeslagen in een beveiligde omgeving.
10. Het document is beveiligd met een wachtwoord, De PC’s zijn adequaat beschermd met anti-virus en anti-malware programma’s.
11. De voorzitter, penningmeester en secretaris hebben toegang tot de bestanden met de persoonsgegevens.
12. De penningmeester is de functionaris voor de gegevensbescherming binnen de organisatie.
13. Er worden geen overeenkomsten afgesloten met derden die de persoonsgegevens gebruiken voor eigen gebruik.
14. Bij mogelijke datalekken zal de penningmeester of secretaris, zodra zij zijn geïnformeerd, de vrijwilligers, relaties, partners, sponsors en klanten op de hoogte stellen van het data lek.
15. Wanneer u (bezoeker) online toegangskaarten wilt aanschaffen, telefonisch, of online een reservering doet voor een verhuring of groepsbezoek vragen we u om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens zijn nodig en worden gebruikt om de dienst te kunnen leveren, denk daarbij aan het toesturen van de kaarten op uw e-mailadres en het opmaken van offerte, factuur of het verzenden van een bevestiging en evaluatie. De informatie die u opgeeft of via andere functionaliteiten verstrekt, wordt opgeslagen in onze database en kunnen we gebruiken voor onderzoeksdoeleinden. Wij zullen voldoen aan alle toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en regelgeving. We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het verwerkelijken van de doeleinden waarvoor de informatie is verkregen. We delen uw informatie niet met derde partijen. We hechten veel waarde aan een goede beveiliging van persoonlijke informatie en er zijn passende technische en organisatorische maatregelen genomen om deze data te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
16. De Buffel is uitgerust met camerabewaking waarvan de beelden opgenomen worden middels een data recorder. Deze beelden worden max. 1 maand bewaard en daarna gewist. De beelden worden niet aan derden verstrekt m.u.v. beelden waarop strafbare feiten zijn vastgelegd, deze kunnen op verzoek aan politie en/of openbaar ministerie ter hand worden gesteld onder de daarvoor geldende wettelijke restricties. Een overzicht van de camera posities en monitor aan boord is aangegeven in onderstaand overzicht.
